Conseil d’Administration – 09-12-2017

Présents :

Mesdames Laurence CHERENCEY-ROHOU, Amélie FOLLIOT, Gaëlle FRANCISCO, Brigitte LESECQ, Christine PETIT, Messieurs Frédéric BADIN, Damien BLANCHET, Pascal BOSSUET, Victor GARRIGUET, Stéphane GATHERCOLE, Laurent LE TRIONNAIRE, Pierre-Olivier LEVET

Absents excusés :

Mesdames Audrey SCHOHN, Gaëlle FRANCISCO, Messieurs Nicolas BOURSIER, Philippe LE COUSTOUR, Laurent MOMET, Clément RAINGEARD, Fabien ROYER

Assistent :

Madame Séverine BOUHOURS, Monsieur Geoffroy HOLLAND

 

La réunion débute à 9h30

1. CA du 30 septembre : le CA valide le PV

2. Points BD

• Contrôle URSAFF en cours dans un club
  • Réflexion à avoir pour changer les notes de frais des arbitres (forfait global par secteur)
  • A la Fédération, frais réels, les cartes grises sont demandées aux arbitres

• Réunion UNSS/USEP le 16 décembre à Plaisir
  • Mobiliser les clubs
  • Préparation d’une convention entre les instances (signature prévue début 2018)
• Réunion Championnat de France moins de 18 le 15 décembre sous forme de table ronde avec la présence du 95
• Rappel des règles sur la validation des notes de frais
  • Le sujet sera abordé au point Trésorerie

• Rencontre Issy Paris Hand en coupe d’Europe au vélodrome le 3 février 2018.
  • Avis très partagés par rapport à une mauvaise organisation cette année (bénévoles laissés à l’abandon le samedi après-midi, manque de sécurité, pas de remerciement en retour)
  • Accord pour recevoir une réunion au comité pour échanger sur le sujet

• Volonté de faire du Grand Prix, les 28 et 29 avril 2018, un évènement phare du Comité.
  • Des comités aimeraient récupérer cet évènement, il faut mieux communiquer autour de cet évènement pour le garder chez nous
  • 1 journée consacrée aux féminines et l’autre journée aux masculins

3. État des licences/Photographie des clubs/Les référents par club

Suivi des licences

• Au 9 décembre : 7 463 licences pour le 78 (1 912 féminines et 5 551 masculines)
• Troisième département de l’IDF derrière le 77 (7 730) et le 91 (7 542)
• Nous battrons certainement le record de l’an passé d’ici à la fin de la saison

Photographie des clubs : compte rendu de la première visite à St Germain

• Comme la CA s’y était engagé, les visites des clubs vont s’organiser avec un référent du CA
• La première rencontre a eu lieu à St Germain en laye
• Echanges positifs. Les représentants du CA ont apporté des idées, ainsi que D. Verdon et G. Holland
• Le club a, semble-t-il, été très content d’avoir été écouté
• A l’issue de la réunion, on étudiera une aide pour ce club par rapport aux finales de la Coupe des Yvelines 2016
• Pour les prochaines visites aux clubs, on utilisera un support, mais il faut avant tout favoriser les échanges et les discussions. Donner des idées, poser des questions. Il faut que les clubs prennent conscience qu’ils font un énorme travail et qu’il ne faut pas hésiter à les valoriser auprès de leurs licenciés, notamment en augmentant les cotisations quand cela est possible.
• Le but de ces visites est également d’avoir une « jauge » des clubs (clubs en difficulté, club à accompagner, etc…)
• Dominique Verdon est intéressé pour venir à toutes les rencontres
• Le CA priorise les clubs à voir d’ici à la fin de la saison :
  • Rambouillet
  • St Arnoult
  • Sartrouville
  • Buc
  • Maule
  • Aubergenville
  • Limay
  • Rosny
  • Le Pecq
  • Guyancourt
  • Bonnières

4. Recherche d’un nouveau local

• Si nous voulons changer de bureau, il faut dénoncer le bail (arrivant à échéance en juin 2018) avant fin décembre 2017
• Quelques critères : plus lumineux, plus de « vie », parkings, plus moderne, un accès éventuel pour les personnes à mobilité réduite
• La question se pose pour un achat ou une location (peu d’offre à l’achat, beaucoup de choix à la location)
• Après échanges, le CA valide à l’unanimité la dénonciation du bail
• Une AGE sera donc à programmer en janvier 2018 afin d’avoir l’accord des clubs
• On pourrait éventuellement envisager une mutualisation des locaux avec des associations notamment celles qui devront quitter les locaux du conseil départemental à Versailles

5. Tour des commissions

• COC :
  • Problème de calendriers. Demander à ne pas mettre dans Gesthand les rencontres avant d’avoir la totalité des championnats
  • Le cahier des charges pour la Coupe des Yvelines a été diffusé, celui pour le tournoi -9 ans du mois de juin 2018 est en cours
  • Les délayages et championnats ont été faits
  • Les résultats des équipes en région sont plutôt satisfaisants
  • Encore beaucoup d’anomalies identiques de semaine en semaine (est-ce que les clubs lisent bien les mails qui sont normalement envoyés ?)
  • Prochaine réunion COC le 18 décembre autour des projets
• CDA :
  • Demande aux arbitres de fournir la copie de leur carte grise (suite contrôle URSSAF)
  • Une évolution des notes de frais est à envisager pour la saison prochaine
  • Au 1^er décembre, 13 suivis ont été réalisés sur les JA. Manque cruel de monde pour faire ces suivis
  • Une réunion CDA sera programmée fin décembre/début janvier afin de refaire les groupes
  • Constatation est faite de comportements négatifs entre arbitres du comité
  • Formation : 13 stagiaires suivent la formation. L’examen théorique aura lieu le samedi 16 décembre et la séance pratique le dimanche 17 décembre
• CDJA :
  • Point sur les 1ers regroupements de Bassin
  • Stages JAJ T3 A & B : 1 stage de 3 jours pour le groupe A et 1 stage de 2 jours pour le groupe B, intégration de 7 jeunes détectés lors des regroupements de bassin
  • Désignations : désignations de 4 à 5 matches chaque week-end au niveau Régional. La CDJA fait de son mieux pour tout désigner mais nous rencontrons beaucoup de difficultés car les JAJ ne mettent pas encore leurs disponibilités dans l’outil iHand.
  • Les indisponibilités des observateurs pour les jeunes est un vrai handicap car sans accompagnateur, pas de match pour les JAJ du département.
  • Etat des lieux de la Commission : la CDJA est en quête de nouvelles âmes (observateurs, accompagnateurs, secrétariat…) pour agrandir son champ d’action et pouvoir ainsi couvrir plus de rencontres et faciliter la tâche de tous les membres
• CCI :
  • Calendrier comité : tout le monde n’a pas encore le réflexe de renseigner le calendrier pour diffusion sur le site mais ça va venir
  • Galeries Photos sur le site :
    • comité (CA, commissions) : effectué
    • JA / JAJ : effectué
    • Sélections : Difficile d’avoir les photos
    • Clubs : en cours mais assez long de récupérer les photos
  • Matchs : Pierre prend des photos de certains matchs que nous diffusons dans l’album photos
  • Facebook fonctionne très bien
  • Interview des clubs et article sur le site : le premier article a concerné le club de Saint-Germain
  • Les Echos : on fait évoluer la présentation pour l’améliorer / Marc est très actif sur ce point
  • Pour la gestion documentaire, Fabien préconise une gestion homogène des documents. Pour cela, un modèle de document est présenté, qui sera à utiliser par toutes les commissions, ainsi que la numérotation de l’évolution des documents lors de mise à jour.
  • Rappel : toujours une copie au secrétariat des documents utilisés dans les commissions.
  • Site internet : à jour des informations
  • Volonté de créer une rubrique « Questions/Réponses » à l’attention des clubs
  • L’hébergement du site va changer, risque de problème d’accès pendant quelques jours
  • Le BD souhaite renouveler le matériel de nos salariés (PC, portable) afin d’avoir ce dont ils ont besoin pour travailler dans de bonnes conditions : pour cela nous allons opter pour de la location (permet de changer fréquemment et sans forcément des surcouts et c’est la tendance du marché pour les logiciels)
• CRL : un dossier vient d’être ouvert, il sera traité prochainement
• Statut et règlement :
  • Pour les conventions, une réunion devrait se tenir à la ligue
  • Il faudrait revoir les statuts et règlements pour respecter les délais de procédure

• CT et Développement
  • La table ronde « Championnat de France – 18 ans » a été programmée le vendredi 15 décembre au comité.
  • Le WE du 28/01/18, le 78 accueillera la 3ème journée des interdépartementaux : c’est le club de Plaisir qui devrait accueillir les rencontres.
  • La réunion des clubs avec l’UNSS et l’USEP 78 sera organisée le samedi 16 décembre à la maison des sports (adossée au Palais des sports de Plaisir). Un rappel sera fait aux clubs
  • La formation d’accompagnateur d’équipe devrait commencée en janvier 2018. Elle sera destinée aux jeunes entraineurs, parents : elle se déroulera sur 3 matinées en janvier février et mars. L’information sera envoyée aux clubs courant décembre
  • Pour l’organisation du Grand Prix du Conseil Départemental (dernier WE d’avril 2018), deux clubs ont candidaté. Il est proposé un vote pour attribuer l’organisation (auquel ne participe pas Frédéric Badin). Les membres du CA confie l’organisation au club de Versailles qui a l’habitude de gérer cette compétition depuis plusieurs années, et qui bénéficie surtout d’installation répondant totalement au cahier des charges.
• Trésorerie
  • Le résultat de l’année sera très confortable
  • Il faut tout de même envisager une forte baisse de la subvention du CNDS pour les années à venir
  • Un rappel est fait sur la validation des notes de frais

6. Matériel

• Un fournisseur a répondu à l’appel d’offre, en attente de ceux qui ont été sollicités

6. Questions diverses

• Brigitte Lesecq et Séverine Bouhours ont été missionnées pour proposer un support de communication qui serait donné aux clubs afin de sensibiliser le public au respect des JAJ et des équipes adverses. Plusieurs slogans sont vus en séance ainsi que des supports de communication. La validation définitive sera faite début 2018.

8. Prochaines réunions

• CA : le samedi 24 mars (présentation des vœux par les commissions)
• Rappel
  • 24 mars : présentation des vœux des commissions
  • 5 mai : validation des vœux pour l’AG par le CA
  • 9 juin : limite envoi ordre du jour
  • 30 juin : AG

Le président remercie les membres du CA pour leur investissement durant cette saison et leur souhaite de bonnes fêtes de fin d’année.

La réunion se termine à 13h00