Affiliation, réaffiliation et gestion des licences

Affiliation et réaffiliation

L’affiliation ou la réaffiliation est le premier acte administratif de la saison. Il est préalable à toute autre demande telle que : engagement sportif, délivrance de dossier de mutation…
Il intervient réglementairement entre le 1er juin et le 15 juillet et ne peut être enregistré que si le club a validé les 3 licences nécessaires (président, trésorier, secrétaire). En cas de non-respect, la ligue peut prononcer la mise en sommeil, le club ne pourra pas engager d’équipe en compétition, la ligue ne validera pas les demandes de licences et de mutations.

Comment procéder sur Gest’hand ?

N’oubliez pas de renseigner la page « informations« , sans oublier les données bancaires. Téléchargez si vous le souhaitez votre logo (facultatif), vos statuts (obligatoire), passez ensuite à l’onglet « organe » et complétez la composition de votre bureau. Vous pourrez ensuite renseigner le conseil d’administration ou autres commissions si elles existent.

 

Le président définit le projet du club avec son comité directeur et est le garant de l’éthique sportive. Le secrétaire assure l’administration générale et très souvent la diffusion de l’information au sein du club. Le trésorier est le responsable des finances (tenue de la comptabilité, budget prévisionnel et bilans annuels soumis lors de l’AG)

En accord avec les préconisations de l’Institut National de la Langue Française (*) relatives à la neutralisation grammaticale du genre, les termes « licencié », « joueur », « pratiquant» et ceux désignant toutes fonctions au sein d’une structure sont utilisés à titre générique et désignent aussi bien une licenciée qu’un licencié, une joueuse qu’un joueur, une pratiquante qu’un pratiquant, une présidente qu’un président, une administratrice qu’un administrateur.

(*) « Femme,j’écris ton nom … Guide d’aide à la féminisation des noms de métiers, titres, grades et fonctions

N’envoyez pas de chèque à la fédération !

Vous recevrez une facture de votre ligue qui comprend votre affiliation et les abonnements obligatoires de la FFHB « Handmag » et « Approches du
Handball ». Pour les nouveaux clubs, des dispositions existent et sont décrites dons l’article 16 des textes réglementaires de la FFHB.

Gestion des licences

Les tutoriels sont à votre disposition sur le guide Gest’hand.

Les 4 étapes de l’élaboration d’une licence sont les suivantes :

  • En cours : Le club a envoyé le lien Gest’hand invitant le futur licencié à remplir le formulaire.
  • Finalisée : Le licencié a complété le formulaire et joint les documents demandés.
  • Validée : le club a vérifié les données et validé la demande de licence.
  • Qualifiée : la ligue a qualifié la demande conforme.

Attention : chaque « relance » du club vers son licencié invalide le précédent envoi (d’où l’apparition de la mention « lien invalide »).

Documents à fournir par le joueur

La photo
Elle doit être du type « identité» (3,5 X 4,5). Les photos de vacances ne peuvent pas être acceptées. En tant que club, vous devez refuser et ne pas valider.
Certains scannent une photo d’identité sur une page format A4 : résultat c’est une miniature, c’est aussi inacceptable. La photo est valable 3 ans mais si le licencié souhaite en changer, il le peut. Elle sera alors à nouveau valable pour 3 ans.

La pièce d’identité
Elle doit indiquer clairement le nom le prénom la date et le lieu de naissance du demandeur (passeport, carte identité, permis conduire ou livret de famille pour les mineurs). Si vous constatez une anomalie dans le nom, prénom, date ou lieu de naissance que vous ne pouvez pas modifier, envoyez un mail à la ligue en précisant les modifications à apporter et enjoignant la pièce d’identité.
Pour les femmes mariées, inscrire le nom marital et le nom de naissance.

L’autorisation parentale
Elle est obligatoire pour tout mineur à la date de la prise de la licence. Peu importe que le jeune évolue en championnat + 18, c’est son âge réel qui est pris en compte.

Le certificat médical
Il doit reprendre au moins les termes suivants « pratique du handball en compétition ou en loisir« . En référence au code du sport, l’obtention ou le renouvellement d’une licence, permettant la participation aux activités compétitives ou de loisir, est subordonné à la présentation d’un certificat médical datant de moins d’un an et attestant l’absence de contreindication à la pratique du handball en compétition ou en loisir. li peut être rédigé sur papier libre à en-tête, le médecin doit préciser l’identité (nom, prénom, date de naissance) du sportif et préciser la date du jour de l’examen.
Le praticien doit signer, apposer son tampon et remettre le certificat en main propre, car il est tenu au secret médical. Habituellement, la présence des parents est requise lorsqu’il s’agit d’un mineur.

L’article 76 (article R.4127-76 du code de la santé publique) stipule :
Tout certificat, ordonnance, attestation ou document délivré par un médecin doit être rédigé lisiblement en langue française et daté, permettre l’identification du praticien dont il émane et être signé par lui. Le médecin peut en remettre une traduction au patient dans la langue de celui-ci.
Sur un papier à en-tête complète et lisible, il n’y a pas de souci. Sur un papier libre : à défaut du tampon, le numéro d’inscription au Conseil de l’Ordre et les coordonnées professionnelles commençant par le nom du médecin doivent être écrites.

Conseils aux futurs licencié(e)s

  • Ne pas cliquer sur le bouton « Finaliser » en bas de page avant d’avoir fourni toutes les pièces (certificat médical, pièce d’identité, justificatifs de mutation, photo d’identité, autorisation parentale, etc … ).
  • Cliquer sur le bouton « Enregistrer » pour sauvegarder la licence et les documents fournis tant que celle-ci n’est pas complète. Ii est toujours possible d’y revenir pour la « finaliser ».

Le formulaire en ligne comporte quatre sections (ou plus en cas de mutation) :
Identité : cette section contient les informations sur l’identité de l’adhérent (nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, sexe). Ces informations ne sont pas modifiables (voir ci-dessus « pièce identité »)
Adresse et contact : ici, les informations sur l’adresse et les numéros de téléphones peuvent être complétées et/ou modifiées.
Licence : il faut cocher un type de licence. La fédération définit 3 types de licences (dirigeant, pratiquant et évènementiel).

Des dysfonctionnements sont parfois dus à des causes extérieures (par exemple « cache de navigateur »): Préférez MOZILLA FIREFOX à INTERNET EXPLORER (qui n’affiche pas tous les onglets).

Les licences blanches

Une personne est autorisée à posséder une licence dans un club principal (dit club d’origine) et une autre licence (la licence blanche – 1 seule autorisée par licencié(e)) dans un autre club pour une ou des activités secondaires.
Il existe 3 types de licences blanches :

  • LB attribution de base (art 34.2) qui permet d’exercer toute fonction d’encadrement au sein du club demandeur (dirigeant, entraineur, manager … ). Elle est sans incidence sur les activités au sein du club d’origine.
  • La licence blanche dans le cadre de la CMCD (art 34.5) : le licencié peut demander que les obligations techniques ou arbitrales soient comptabilisées pour le club auprès duquel il est titulaire de la licence blanche. (seuil de ressources uniquement)
  • La licence blanche Autorisation de jouer en licence blanche (art 34.3) : cette dernière peut être délivrée à des étudiants, apprentis, demandeurs d’emploi ou salariés en formation qui sont amenés, au cours d’une saison, à s’éloigner du club principal rendant contraignante la
    pratique régulière dans ce club.

Le document, téléchargé et signé, est à joindre lors de la saisie de la demande de licence sur Gesthand par le club demandeur de la licence blanche.

Les mutations

Tout licencié âgé de 13 ans et plus désirant changer de club est soumis au régime de mutation.

3 périodes de mutations

  • La période normale : 1°C juin – 31 juillet inclus (principalement type de licence B mais possibilité licence A selon les dispositions spécifiques dans les textes FFHB).
  • Hors période: – lere phase : 1er aout – 31 décembre inclus (type de licence idem ci-dessus).
  • Hors période: – 2e. phase: 1er janvier – 31 mai = licence type C dans tous les cas.

Une seule mutation dans la période officielle et une seule mutation hors période sont autorisées par saison et par licencié.

Certaines mutations permettent l’obtention de la gratuité (voir article 57 et ses alinéas). Si les critères sont réunis lors de la saisie sur Gest’hand, vous devez fournir un justificatif, voire plusieurs, et choisir la raison de la demande de gratuité. Toutefois, une mutation effectuée sans précision concernant cette situation ne saurait bénéficier du dispositif a postériori.

 

Les transferts internationaux

Une procédure de transfert international est obligatoire pour tout joueur (quelle que soit sa nationalité) ayant été licencié dans une autre fédération nationale que la FFHB. Les montants des différents droits sont publiés dans le guide financier de la FFHB (retour en France, entrée en France…).

Les licences événementielles

Elles concernent tous les âges et permettent de participer à une manifestation organisée par un club, un comité, la ligue. Ces licences permettent d’assurer la responsabilité civile des personnes titulaires de l’une de ces licences. Elles garantissent aussi les personnes » morales », c’est-à-dire les clubs (cf. guide assurance MMAIFFHB ci-dessous).

 

 

 

Tout organisateur d’une manifestation réunissant des licenciés ou des non-licenciés doit préalablement créer l’évènement sur Gest’hand. Le comité et/ou la ligue le valide pour permettre au club de saisir les licences événementielles.

Les délais de qualification

C’est la date de validation par le club de la demande complète et conforme qui détermine la date de qualification, c’est-à-dire une fois que le dernier des documents nécessaires est téléchargé et que le club a validé informatiquement la demande:

Création ou renouvellement : J+ 1
Conversion : J+ 1
Mutation : J+l

(La qualification s’obtient en ajoutant 1 jour à la date de validation par le club du dossier complet). La qualification peut être mise en attente par la ligue si le dossier n’est pas conforme, générant ainsi un nouvel envoi du formulaire au licencié et précisant le motif du refus. Le délai de qualification est donc reporté, en attente de la nouvelle validation par le club.

L’assurance, la responsabilité civile et pénale

Dès lors qu’il est titulaire d’une licence fédérale, le licencié dispose automatiquement des garanties d’assurances « responsabilité civile ». Concernant les accidents corporels, la Fédération française de handball a une obligation d’information auprès de ses licenciés pour rappeler l’intérêt que présente la souscription d’un contrat de personnes couvrant les dommages corporels auxquels la pratique du handball peut les exposer. C’est ce qu’on appelle aussi la garantie « Individuelle Accident» (lA). (cf. guide assurance MMAIFFHB ci-dessous).

 

 

 

À partir du site de la FFHB (rubrique PRATIQUER), vous trouverez la plate-forme développée par MMA.

La page d’accueil propose les choix suivants :

  • Les garanties du licencié.
  • Les garanties complémentaires possibles avec la souscription en ligne.
  • La déclaration de sinistre en ligne.

Votre club et vos licenciés ont accès plus facilement à toutes les informations du contrat d’assurances. Vous pouvez souscrire en ligne les différentes options et déclarer le sinistre avec des informations sur les blessures: circonstances (entraînement, match, … ), partie du corps concernée, gravité … Ces informations (anonymes) seront à disposition de la DTN et de la Commission Médicale
pour analyse et préventions à venir.

Comment cela se traduit-il lors de la finalisation de la licence par le licencié  ?

  • Après avoir saisi ses informations générales, le licencié :
  • A connaissance du prix de la garantie RC et de la garantie lA.
  • A accès aux informations générales Assurances (via le site dédié).
  • Ne peut pas décocher l’lA.
  • Peut éditer un document de refus à compléter (Doc en téléchargement ci-dessous) . Le licencié doit signer ce document avant de le remettre à son club. Le club conserve l’original (comme pour le certificat médical) et scanne le document pour envoi à la Ligue pour décochage de l’lA.
  • À réception, le club rembourse l’lA à l’individu (selon tarif voté à l’AG Fédérale au licencié
    (de 0,78 € à 2,08 € pour la saison 2016-2017).

 

 

Bon à savoir

Le rôle du dirigeant associatif ne peut se résumer à l’exercice de responsabilités liées à la simple exécution de tâches de gestion courante. Il est le garant de l’objet social de l’association. Il est chargé de la mise en oeuvre de son projet et en est responsable devant l’assemblée générale. Dans l’exercice de ses fonctions, le dirigeant peut engager sa responsabilité soit envers la structure ellemême, soit envers les tiers. Le bénévolat n’exonère pas de la responsabilité.

La responsabilité civile

La responsabilité civile des dirigeants envers l’association est mise en jeu si la structure, un membre ou un tiers subit un préjudice et intente une action en justice. Les dirigeants doivent avoir commis une faute (c’est-à-dire avoir manqué à leurs obligations) et que celle-ci ait été prouvée. Toute transgression des dispositions statutaires est une faute pouvant être imputée personnellement à un
dirigeant précis. Il faut donc se reporter aux statuts. La responsabilité d’un dirigeant envers l’association dont il est mandataire ne peut être engagée que par un autre dirigeant, actuel ou futur, habilité à représenter la structure en justice.

La responsabilité pénale

Dans le domaine du sport, les associations sont parfois amenées à gérer des sommes importantes. Les dirigeants sont passibles de sanctions pénales pour les délits qu’ils commettent personnellement à l’occasion de leurs fonctions (abus de confiance, fraude fiscale, accident morteL.). On distingue les infractions volontaires et les infractions involontaires, qui découlent de l’imprudence ou de la négligence, d’un manquement à une obligation de prudence ou de sécurité prévue par la loi ou par les règlements.

Les associations, dès lors qu’elles emploient du personnel salarié, sont soumises au code du travail et leurs dirigeants s’exposent à des condamnations pénales en cas de non-respect des règles du droit du travail, accidents du travail et infractions au code de la sécurité sociale. En matière fiscale, le code général des impôts édicte des sanctions pénales à l’encontre de toute personne qui a sciemment omis de passer des écritures ou a passé ou fait passer des écritures inexactes ou fictives dans les documents comptables.

Le droit de formation (article 64 des réglements généraux de la FFHB)

Un club quitté peut demander des droits de formation si le joueur qui mute fait partie de la population concernée (art.64.1.1).
C’est la ligue du club quitté qui est responsable de la gestion, la fédération n’intervient qu’en cas de désaccord.

Les joueurs éligibles sont ceux inscrits, au titre de la saison précédant celle de la mutation, sur les listes diffusées par le Ministère chargé des sports. Ces listes sont mises à jour au 1er novembre.

Autorisation de jouer en catégorie supérieure

Il existe des dispositifs spécifiques pour des situations bien définies par les textes règlementaires de la FFHB.

  • 36.2.2 En compétitions jeunes des plus bas niveaux territoriaux, le bureau directeur d’un comité pourra autoriser des joueurs de la dernière année d’âge d’une catégorie à évoluer dans la catégorie supérieure.
  • 36.2.5 pour les joueuses de 15 et 16 ans et les joueurs de 16 ans inscrits en pôles Espoirs.
  • 36.2.6 pour les joueuses et joueurs de 14 ans inscrits sur les listes Espoirs (moins de 18 National).
  • 36.2.7: pour les joueuses et les joueurs dont le nombre est inférieur ou égal à 5.