Compte-rendu du Bureau Directeur – 18-09-2018

Présents :

Madame Gaëlle FRANCISCO et Messieurs Fabien ROYER, Frédéric BADIN, Victor GARRIGUET

Absent excusé : –

Madame Christine PETIT et Monsieur Pierre-Olivier LEVET

Assiste :

Monsieur Marc MILLERET

 

1. POINTS DEPUIS LE DERNIER BD

– Bouygues Entreprise n’est pas venu au rendez-vous programmé depuis 3 semaines afin d’installer la ligne téléphonique… Nous sommes de nouveau en attente de leurs nouvelles. Le BD valide d’attendre maximum jusqu’au 30 septembre avant de changer de fournisseur.
– La ligue a mis en copie le comité d’un courriel adressé aux clubs du territoire ayant une dette importante. Aucun club du 78 ne figure sur cette liste.
– La déclaration du changement d’adresse du comité auprès de la préfecture est finalisée en séance.

2. RESSOURCES HUMAINES

– Une réunion autour de la fiche de poste du directeur de structure a eu lieu en juillet. Celle-ci sera finalisée courant septembre afin de pouvoir lancer un appel à candidature début octobre.
– Les différents devis pour la location de véhicule sont vus en séance. Après analyse de la situation, il est décidé de ne pas poursuivre les investigations.
– Un nouvel entretien annuel devrait être programmé avec Geoffroy Holland d’ici fin septembre
– Un débat s’ouvre sur la pérennisation des activités de la commission communication et informatique. Il serait souhaitable de garantir certaines activités par contrat. Le sujet va être étudié.
– Un rendez vous est programmé avec Profession Sport afin de préparer la planification annuelle des interventions pour les commissions technique et d’arbitrage.

3. LOCAUX A BAILLY

– Une revue des aménagements est faite.
– Une nouvelle demande de travaux sera faite auprès de notre prestataire.

4. TECHNIQUE

La maquette des nouveaux maillots pour la sélection et des polos pour les membres des commissions est vue en séance.
Après un cas particulier soulevé par un club, le sous classement sera autorisé exceptionnellement par le BD pour les cas particuliers en plus du cadre général (uniquement autorisé pour des -13 ans filles vers les – 11 ans filles). Ce cas particulier sera à faire voter à notre prochaine AG.

5. ARBITRAGE

Suite aux changements des forfaits d’arbitrage, il n’a pas été proposé une indemnité d’arbitrage quand un arbitre se déplace et qu’un des clubs est forfait. Après débat et analyse des notes d’arbitrage de la saison passée, il est validé un montant forfaitaire de 30 € pour indemniser les arbitres (quels que soient la rencontre et le niveau) dans cette situation.
L’appel aux arbitres pour venir aider à faire des suivis auprès des JAJ et JA a été peu concluant. Merci aux arbitres ayant répondu favorablement
Une formation d’officiel de table sera organisée en collaboration avec la ligue le vendredi 5 octobre prochain. Compte tenu des inscriptions reçues en 2 jours (23), le comité a demandé la tenue d’une 2ème session à la ligue. Nous attendons leur retour.

6. COMMUNICATION ET INFORMATIQUE

Conformément aux échanges lors de la dernière AG, les demandes de roll up « incivilités » supplémentaires seront proposés aux clubs à 25 €.
Après discussion, il est convenu de faire appel à un devis pour la réalisation d’un module d’inscription et de paiement en ligne.
Les guides administratif et financier sont validés en séance, ils seront diffusés dès que possible.
Il est évoqué la réalisation d’une mascotte pour le comité : ce sujet sera traité lors des prochains BD.

7. SUJETS DIVERS

Le fichier d’aide modèle aux clubs est étudié, il sera aménagé pour être présenté au prochain CA. Un BD élargi à des membres du CA validera les dossiers.
Comme évoqué au dernier BD, Gaelle FRANCISCO est chargée de modifier les statuts et règlement intérieur afin de les faire valider à l’AG 2019, ainsi que de la mise à jour du cahier des charges finales de la coupe des Yvelines

 

La prochaine réunion de BD est programmée le 2 octobre, elle pourra être annulée en fonction des sujets à traiter.

La réunion se termine à 21 h 30